Introdução
Poucas são as empresas no Brasil que atuam de forma 100% remota. Mesmo no cenário que vivemos no início de 2020, em que muitos foram “arremessados” a trabalhar a distância (pelo pior motivo possível), praticamente da noite para o dia, a maioria das organizações não tinha nenhuma estrutura, cultura ou experiência nesse modelo.
Inclusive, antes de seguirmos, é importante destacar que todo esse cenário que vivemos até hoje e o tão aplicado home office não pode ser considerado uma cultura saudável de trabalho. O objetivo das empresas foi ter o mínimo possível para ter os seus colaboradores seguros nas suas casas, com um computador conectado a internet.
O trabalho remoto é sobre liberdade para as pessoas trabalharem de onde elas se sentem mais produtivas. E o que nós estamos vivendo nesse período é justamente o posto disso.
O meu objetivo aqui é mostrar para você que não precisa ser tudo ou nada e que existem diversas formas possíveis de aplicar o trabalho remoto na sua equipe. Gerenciar remotamente não é apenas ter um aplicativo de videoconferência para deixar todo mundo ficar em casa.
Criar uma cultura remota é uma mudança de comportamento, que pode até ajudar a superar diversos desafios da sua empresa.
Ferramentas que uma equipe remota precisa
O uso de ferramentas digitais ainda é visto como o único passo na estrutura do trabalho remoto. O que é um erro, levando em consideração os pontos que eu trouxe acima. Mas é fato que o mau uso, ou o uso incorreto dessas ferramentas é também grande parte do problema e por isso devemos dar atenção nessa escolha e implementação.
E quando estamos falando desses sistemas, acho importante dividirmos em macro categorias que facilitam esse entendimento. Vamos aos principais:
• Escritório virtual
Essa é uma das bases de qualquer estrutura do trabalho remoto. Nesse local é onde acontece a maior parte das interações desse time, seja para discutir projetos, trocar dados, acompanhar metas, engajar nos comunicados e por aí vai.
O espaço de escritório presencial, quando existe e é a única opção, é parte muito relevante da cultura. E isso não é diferente quando falamos do formato digital. O dia a dia de um time distribuído necessita de uma estrutura e um ambiente propicio que estimule os comportamentos e valores da empresa.
Exemplos: Microsoft Teams, Workplace, Basecamp, Bitrix24, Twist, Asana, Slack, Monday, etc.
• Gestão de projetos e tarefas
Dentro de uma organização é muito comum ter diversos projetos rolando com diferentes áreas, prazos, estruturas, responsáveis e escopos. Ter um local onde essas ações são gerenciadas e acessíveis a todos os envolvidos em tempo real e de forma assíncrona contribui muito para o sucesso dessa organização.
Exemplos: Trello, Asana, Pipefy, Basecamp, Flow, Notion, Milanote, Todolist, Teamweek, etc.
• Armazenamento de documentos
Todos os arquivos da organização devem estar seguros e organizados na nuvem. É importante ter um repositório separado de outras ferramentas para focar realmente no objetivo dessa etapa que é armazenamento.
Exemplos: Office 365, Google Drive, Dropbox.
• Videoconferências
Muitas empresas acabam usando somente essa ferramenta para ter uma estrutura de trabalho remoto. O que traz diversos problemas, não só pela ausência das funcionalidades acima, mas também, pelo excesso de reuniões desnecessárias. Dentre as 4 macros categorias acima, essa é a única que traz uma comunicação em tempo real (síncrona), o que mostra como que esse tipo de troca não deve consumir as agendas do time.
Exemplos: Zoom, Teams, Hangouts, Skype, Whereby.
Aqui, nós damos a nossa sugestão de ferramentas que podem ajudar no dia a dia de qualquer time, mas é claro que isso vai depender de cada cultura. Tentei trazer aqui realmente o básico para se pensar em qualquer trabalho remoto.
Mas hoje quando se fala de ferramentas existe uma infinidade de outras possibilidades que podem ser bem uteis para sua realidade.
Ações práticas para manter o clima organizacional e o engajamento durante o home office
Antes de tudo é importante deixar claro que mesmo que nesse período a sua empresa já viva a realidade do home-office, nunca é tarde para construir de forma completa uma cultura correta para esse formato de trabalho. Dar alguns passos para traz agora para repensar as práticas existentes pode fazer o seu time saltar alguns para a frente daqui a algum tempo.
A partir desse aviso, vamos lá.
Antes de qualquer movimento nesse sentido é muito importante envolver o seu time na construção dessa estrutura desse novo formato. Ouvir a equipe com relação a acertos e erros vividos hoje pode ser a chave que fará esse modelo funcionar. O time que vive a realidade do dia a dia, vai poder apontar suas percepções e esses insumos devem ser levados em consideração.
De qualquer forma vou compartilhar aqui algumas práticas que utilizamos:
1) Happy Hour no Zoom:
Parece simples, mas ter essa ação recorrente sempre com temas e interações diferentes pode fazer a diferença na interação e clima da equipe. Pode ter show de talentos dos próprios colaboradores, games online para estimular a troca sobre hobbies e interesses, vale extra para compra de comes e bebes e por ai vai.
2) Chat Room às cegas:
Todos entram no mesmo link de reunião, é realizado um sorteio aleatório que aloca as pessoas nas suas próprias salas e cada grupo fica durante 30 mins batendo um papo sobre qualquer tema que não seja o trabalho. É ótimo para dar uma quebrada no dia a dia corrido e aproximar aas pessoas que nem sempre tem muito contato.
3) Planeje e organize as videoconferências
Evitar a dependência dessa estrutura já é um grande passo. Mas elas devem continuar existindo para atender as demandas que são muito bem-vindas nesse formato. Quando for pensar nesses agendamentos tente definir os seguintes pontos:
– Assunto a ser tratado;
– Definir se existe uma informação que possa ser enviada antes;
– Quem deve preparar um material para esse dia;
– Convidar as pessoas necessárias (somente elas), já com o link e as informações acima no convite.
Além disso, sempre faça um “check-in” ao começar a falar. Eu normalmente dedico 5 mins para ver como o time está e comentar sobre assuntos gerais.
4) Vídeos no lugar de reuniões
Estimular o uso de mais comunicações assíncronas pode contribuir muito para a melhor gestão do tempo e produtividade do time. A ideia é que em alguns momentos podemos gerar vídeos objetivos e disponibilizá-los ao time em vez de reuniões longas. O vídeo pode ser inclusive usado para otimizar o tempo de uma reunião já existente e aí no ao-vivo em si que ocorrem os discursões e tomadas de decisões em conjunto.
5) Desenvolva no time: Colaboração, Comunicação e Confiança
Essas 3 palavras são comportamentos essenciais que devem estar presente no dia a dia de equipes remotas. Se você identifica falha em algum deles já comece a pensar em programas e ações que estimulem esses aprendizados: Treinamentos, workshops, discursões em grupos, dinâmicas e mentorias são formatos que podem ajudar nessa construção. Lembrando que a liderança tem que ser o principal multiplicador desses comportamentos na organização.
De forma geral, durante essas práticas lembre sempre de medir o engajamento e feedbacks do time para que você possa ir ajustando as atuações e testando novos formatos.
Tentei trazer aqui algumas práticas simples mais que se bem aplicadas podem fazer a diferença nesse formato de trabalho. Principalmente lembrando que trabalho remoto não é só escolher as ferramentas certas.
Pensar nas experiências das pessoas da equipe é a chave.
Para fechar queria trazer uma frase que hoje guia muito minhas ações e que está muito ligado a esse contexto de pensar em experiências remotas.
“Tornar tudo tão simples quanto possível, mas não mais simplista.” – Albert Einstein
Tenha isso em mente quando estiver aplicando esses conceitos!
Para quem quiser se aprofundar nesse tema e realmente se tornar um especialista eu recomento acompanhar os conteúdos da Officeless. O início do meu aprendizado nesse tema foi com a realização de uma formação com eles e muito do que compartilhei aqui foi baseado em estudos, materiais e aprendizados que a Comunidade Officeless compartilha.
Então, que tal essas dicas que só a Conexão Talento sabe dar para melhorar o clima organizacional?
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