Tá na hora de resolver de uma vez por todas os problemas de comunicação remota na sua empresa através da comunicação síncrona e assíncrona
Em primeiro lugar, é importante entender quais são as diferenças entre os tipos de comunicação.
A comunicação síncrona é justamente a que acontece quando os envolvidos na comunicação estão juntos, interagindo e trocando informações em tempo real. É aquela que geralmente acontece presencialmente, por telefone ou através de um vídeo chamada.
Por outro lado, a comunicação assíncrona é aquela que não dependem da presença das pessoas pois não acontece de forma simultânea. O emissor pode enviar uma mensagem pela manhã e ser respondido no período da tarde sem que a troca de informações tenha sido prejudicada.
Quando produzimos um documento que outra pessoa precisa editar e aprovar, por exemplo, estamos nos comunicando de maneira assíncrona, mas hoje em dia podemos trocar mensagens e conteúdos em canais específicos de comunicação, como o Teams ou o Slack que possuem estruturas que permitem a comunicação fluir dessa forma.
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Por que investir em Comunicação Assíncrona?
Com as constantes mudanças nas organizações e no mundo do trabalho, passamos por uma grande transformação digital nos últimos que nos forçaram a trabalhar de maneira remota, longe dos escritórios.
Sem essa presença física, a maior parte das empresas tentou emular a comunicação síncrona que acontecia nos escritórios, criando jornadas de trabalho exaustivas e tomadas por infinitas reuniões, ligações inesperadas e agendas tomadas por compromissos.
Já passou pela situação de estar focado em um projeto importante e ser interrompido por uma reunião de urgência? E depois descobrir que o assunto na verdade não era tão urgente e que aquela reunião poderia ser um e-mail.
Logo, com a comunicação assíncrona, a máxima é: estar online não significa estar disponível.
Já que o trabalho remoto nos permite maior flexibilidade de horários, por que não aproveitamos essas vantagens permitindo que os colaboradores foquem em suas demandas com o menor número de interrupções possível?
Ainda assim, talvez você esteja pensando: “Minha empresa já usa o whatsapp, então trabalhamos de forma assíncrona?” e a resposta é: “Não exatamente”.
Aplicativos como o whatsapp estimulam a troca de mensagens instantâneas e que são difíceis de recuperar com o passar do tempo, mesmo com o uso de grupos.
Até aqui discutimos os conceitos de comunicação síncrona e assíncrona, mas…
Como aplicar a Comunicação Síncrona e Assíncrona na prática?
A Doist é uma empresa focada na transformação digital que trabalha de maneira 100% assíncrona, oferecendo soluções que permitam as empresas trabalhar a partir desse modelo também.
Eles elaboraram a Pirâmide da Comunicação Remota, diagramando de maneira simples os níveis de comunicação e as ferramentas usadas em cada um desses níveis.
Realizando as devidas adaptações, este é o modelo que adotamos na Conexão para diagnosticar e aperfeiçoar a forma como nos comunicamos:
Dessa forma, os dois primeiros níveis são a base da comunicação em uma empresa remota. Ela precisa acontecer de forma assíncrona na maior parte do tempo através da troca de mensagens bem estruturadas, contextualizadas, empáticas e completas, que permitam a tomada de decisões e movimento para a ação.
Sabe aquela história de “legal, agora vamos marcar uma reunião para decidir oque fazer”? Esquece.
Tirando a tomada de grandes decisões e início de projetos, a tomada de decisão pode ser realizada de maneira assíncrona.
1. Defina a base da comunicação
Precisa ser uma ferramenta que permita a troca de mensagens estruturadas e completas de maneira organizada, onde cada time possa ter o seu espaço e os times possam interagir entre si, trocando informações com agilidade.
É recomendável que apenas uma plataforma seja usada para realizar a comunicação entre o time.
Recomendamos três principais: Slack, Teams e Twist
2. Elabore a documentação
Aspecto fundamental de uma empresa remota, a forma como trabalhamos em documentos pode fortalecer ou prejudicar a cultura assíncrona.
Ter processos bem definidos e visíveis, trabalhar em arquivos online de maneira colaborativa e realizar o controle dos projetos são exemplos de como podemos trabalhar nesse nível.
Por fim, os três níveis seguintes dizem respeito a Comunicação síncrona.
Mesmo ela acontecendo em menor intensidade, é extremamente importante para a manutenção da cultura, promoção de eventos, ações e grandes alinhamentos entre os times quando todos precisam estar na mesma página ao mesmo tempo.
3. Planeje os encontros
e refere aos encontros para alinhamento e discussão de resultados onde podemos ter trocas e discussões muito proveitosas, assim como kick-offs de projetos e brainstorms.
4. Mantenha a cultura organizacional
A manutenção da cultura pode ser realizada de forma assíncrona, porém, também podemos aproveitar momentos para reunir todo o time e propor ações e eventos de fortalecimento da cultura organizacional, estreitando os laços e as relações entre os colaboradores que pouco se veem pessoalmente.
5. Administre as urgências
O último nível da pirâmide se refere aos casos de urgência.
Quando ocorre um erro no sistema que precisa ser resolvido o quanto antes, quando um cliente está passando por dificuldades ou uma grande demanda surge de maneira inesperadas, para todos os tipos de urgência, é necessário ter um canal de contato, que pode ser uma ligação telefônica, por exemplo.
É importante ter apenas um único canal nesse nível, assim as pessoas serão capazes de reagir com mais agilidade.
Modelo de Pirâmide da Comunicação Remota
Trouxemos como exemplo a pirâmide da comunicação remota da própria Conexão:
E sua empresa, trabalha de forma remota? Como vocês tem se organizado para fazer a comunicação fluir?
