Compartilhe

Tá na hora de resolver de uma vez por todas os problemas de comunicação remota na sua empresa através da comunicação síncrona e assíncrona

Em primeiro lugar, é importante entender quais são as diferenças entre os tipos de comunicação.

A comunicação síncrona é justamente a que acontece quando os envolvidos na comunicação estão juntos, interagindo e trocando informações em tempo real. É aquela que geralmente acontece presencialmente, por telefone ou através de um vídeo chamada.

Por outro lado, a comunicação assíncrona é aquela que não dependem da presença das pessoas pois não acontece de forma simultânea. O emissor pode enviar uma mensagem pela manhã e ser respondido no período da tarde sem que a troca de informações tenha sido prejudicada.

Quando produzimos um documento que outra pessoa precisa editar e aprovar, por exemplo, estamos nos comunicando de maneira assíncrona, mas hoje em dia podemos trocar mensagens e conteúdos em canais específicos de comunicação, como o Teams ou o Slack que possuem estruturas que permitem a comunicação fluir dessa forma.

Antes de começarmos de verdade, preciso te dar uma dica: se quiser receber conteúdos super completos sobre RH (as principais notícias do RH, a evolução do papel da liderança, tendências ligadas ao DHO, métodos e ferramentas para gestão de pessoas e muito mais), você pode clicar aqui!

Assim, por que uma empresa precisaria investir em comunicação assíncrona?

Com as constantes mudanças nas organizações e no mundo do trabalho, passamos por uma grande transformação digital nos últimos que nos forçaram a trabalhar de maneira remota, longe dos escritórios. Sem essa presença física, a maior parte das empresas tentou emular a comunicação síncrona que acontecia nos escritórios, criando jornadas de trabalho exaustivas e tomadas por infinitas reuniões, ligações inesperadas e agendas tomadas por compromissos.

Já passou pela situação de estar focado em um projeto importante e ser interrompido por uma reunião de urgência? E depois descobrir que o assunto na verdade não era tão urgente e que aquela reunião poderia ser um e-mail.

Logo, com a comunicação assíncrona, a máxima é: estar online não significa estar disponível. Já que o trabalho remoto nos permite maior flexibilidade de horários, por que não aproveitamos essas vantagens permitindo que os colaboradores foquem em suas demandas com o menor número de interrupções possível?

Ainda assim, talvez você esteja pensando: “Minha empresa já usa o whatsapp, então trabalhamos de forma assíncrona?” e a resposta é: “Não exatamente”. Aplicativos como o whatsapp estimulam a troca de mensagens instantâneas e que são difíceis de recuperar com o passar do tempo, mesmo com o uso de grupos.

Até aqui discutimos os conceitos de comunicação síncrona e assíncrona, mas…

Como realmente podemos estruturar isso na prática?

A Doist é uma empresa focada na transformação digital que trabalha de maneira 100% assíncrona, oferecendo soluções que permitam as empresas trabalhar a partir desse modelo também. Eles elaboraram a Pirâmide da Comunicação Remota, diagramando de maneira simples os níveis de comunicação e as ferramentas usadas em cada um desses níveis. Realizando as devidas adaptações, este é o modelo que adotamos na Conexão para diagnosticar e aperfeiçoar a forma como nos comunicamos:

Dessa forma, os dois primeiros níveis são a base da comunicação em uma empresa remota. Ela precisa acontecer de forma assíncrona na maior parte do tempo através da troca de mensagens bem estruturadas, contextualizadas, empáticas e completas, que permitam a tomada de decisões e movimento para a ação. Sabe aquela história de “legal, agora vamos marcar uma reunião para decidir oque fazer”? Esquece. Tirando a tomada de grandes decisões e início de projetos, a tomada de decisão pode ser realizada de maneira assíncrona.

Base da comunicação: Precisa ser uma ferramenta que permita a troca de mensagens estruturadas e completas de maneira organizada, onde cada time possa ter o seu espaço e os times possam interagir entre si, trocando informações com agilidade. É recomendável que apenas uma plataforma seja usada para realizar a comunicação entre o time. Recomendamos três principais: Slack, Teams e Twist

Documentação: aspecto fundamental de uma empresa remota, a forma como trabalhamos em documentos pode fortalecer ou prejudicar a cultura assíncrona. Ter processos bem definidos e visíveis, trabalhar em arquivos online de maneira colaborativa e realizar o controle dos projetos são exemplos de como podemos trabalhar nesse nível.

Por fim, os três níveis seguintes dizem respeito a Comunicação síncrona. Mesmo ela acontecendo em menor intensidade, é extremamente importante para a manutenção da cultura, promoção de eventos, ações e grandes alinhamentos entre os times quando todos precisam estar na mesma página ao mesmo tempo.

Encontros: se refere aos encontros para alinhamento e discussão de resultados onde podemos ter trocas e discussões muito proveitosas, assim como kick-offs de projetos e brainstorms.

É festa: Esse aqui é a nossa cara, né? A manutenção da cultura pode ser realizada de forma assíncrona, porém, também podemos aproveitar momentos para reunir todo o time e propor ações e eventos de fortalecimento da cultura organizacional, estreitando os laços e as relações entre os colaboradores que pouco se veem pessoalmente.

Urgência: o último nível da pirâmide se refere aos casos de urgência. Quando ocorre um erro no sistema que precisa ser resolvido o quanto antes, quando um cliente está passando por dificuldades ou uma grande demanda surge de maneira inesperadas, para todos os tipos de urgência, é necessário ter um canal de contato, que pode ser uma ligação telefônica, por exemplo. É importante ter apenas um único canal nesse nível, assim as pessoas serão capazes de reagir com mais agilidade.

Mas, afinal, como funciona na prática?

Trouxemos como exemplo a pirâmide da comunicação remota da própria Conexão:

E sua empresa, trabalha de forma remota? Como vocês tem se organizado para fazer a comunicação fluir?